mxc - Mártix CRM Kft.

Elektronikus szülő-diák tájékoztatási rendszer

A mindennapi munka során számtalanszor előfordul, hogy különféle eseményekről, rendezvényekről stb. kell a tanárokat, diákokat, szülőket tájékoztatni. Ezek lebonyolításához a legtöbb esetben nem áll rendelkezésünkre semmilyen program, alkalmazás, így általában az értesítéseket manuálisan állítjuk össze. Ez rengeteg időt emészt fel, mondhatjuk, fölöslegesen. Amennyiben megfelelően strukturált módon tároljuk a különféle kapcsolati adatokat, akkor ezek a tevékenységek nagyrészt automatizálhatók.

Hogyan kell ezt elképzelni? Nézzünk erre egy egyszerű példát: osztálykirándulást szervezünk, ennek megbeszélésére szeretnénk meghívni a szülőket. Az érintett osztály a 11/C. Küldhetünk erről egy körlevelet az összes szülőnek, és ezzel jelentősen lerövidíthetjük a meghívások elkészítésére fordított időt, azonban mi megkérdeztük év elején, ki szeretne osztálykirándulásra jönni, így csak a ténylegesen érintett diákok szüleit kell értesítenünk. Amennyiben ezeket az adatokat eltároltuk a CRM rendszerünkben, néhány szűrőfeltétel megadásával könnyen összeállítható a címzettek listája (a CRM terminológiában ez a cél marketing lista).

Legegyszerűbb az értesítéseket email-ben elküldeni, de nem feltétlenül van mindenkinek email címe. Azt, hogy a szülő email-ben, levélben, vagy telefonon kér értesítést, természetesen már tároltuk a rendszerünkben. Ezek után összeállítjuk a levélsablont, hozzákapcsoljuk a marketing listát és egy gombnyomással el is küldhetjük az email üzeneteket. Ahol ez nem lehetséges, mert például a kommunikációs csatorna telefon vagy levél, automatikusan feladatlistákat készíthetünk az érintett kollégák számára, milyen tevékenységeket (telefon, levél) kell elvégezniük. A válaszüzenetek – és az eseményen való részvétel - rögzítésével a későbbiekben az is felderíthető lesz, hogy például kik azok a szülők, akikkel nehéz kapcsolatot teremteni.

Az úgynevezett adatvezérelt kommunikációs események segítségével a munkatársak közötti információ átadás könnyíthető meg. A CRM rendszer képes figyelni meghatározott adatváltozásokat és ezek összefüggéseit. Ezek alapján az érintett személyeknek automatikus üzenet továbbítható. Rendszerüzenet küldhető például annak a munkatársunknak, aki az elmúlt hónapban egy érdemjegyet sem rögzített be, pedig nem volt szabadságon; nézzünk egy másik példát is: a fizika szakcsoportvezető szeretne értesülni arról, hogy adott évfolyamon kik azok a tanulók, akik matematikából legalább 4,5-es tanulmányi átlagot értek el, mert szakkört szervez a tantárgyból, és ehhez szeretné megismerni a kapcsolódó tárgyból elért eredményeket. 

Természetesen úgy kell a rendszert megtervezni, hogy egyik munkatársunk postaládája se legyen tele automatikusan generált levelekkel... Egyébként a megszokott, rutin munka során feldolgozott adatok változásairól felesleges figyelmeztető üzeneteket küldeni, azokra az eseményekre kell figyelni, amikre a napi hajtásban nem jut idő.