mxc - Mártix CRM Kft.

azaz BI (Business Intelligence)

Adatelemezések, tanulmányi eredmények és egyéb információk elemzése

Az üzleti intelligencia rendszerekről, adatbányászatról sokat hallhatunk manapság, elsősorban a vállaltirányítási (ERP: Enterprise Resource Planning), rendszerekkel kapcsolatban. A CRM - az intézmény „kommunikációs központja”- természetesen szintén alkalmas arra, hogy adatforrásként szolgáljon különféle elemzésekhez.

Az ügyviteli rendszerekhez hasonlóan a CRM is tartalmaz olyan mérhető adatokat, amelyeket felhasználhatunk döntéstámogatáshoz. A hagyományos jelentéskészítő eszközök (Excel, adatbázis lekérdezések)használata mellett ezért célszerű lehet egy mutatószámrendszerekre és teljesítménymutatókra épülő megoldást használni, amely gyors, könnyen áttekinthető információkkal látja el a munkatársakat.

A xx ábrán látható, hogyan is lehet elképzelni a BI rendszerek által nyújtott grafikus megjelenítést. A számszerűen megjelenített tanulmányi eredmények mellett feltüntettük a trend és teljesítmény mutatókat. A trend jelenleg az általánosan használt mutató: ha a tanuló átlaga tavaly 3,51 volt, az idén 3,7 átlagú tanulmányi eredményt ért el, a trend pozitív; ez természetesen mindenki számára egyértelműen jót jelent. Fordított esetben kicsit árnyaltabb a kép, nehéz meghatározni, hogy egy negatív trend esetén meddig tart a „még belefér”, és az „itt már tényleg baj van” kategória. Ennek megítélése valószínűleg teljesen szubjektív. Arról nem is beszélve, hogyha ezt megpróbáljuk az összes osztályra, összes diákra és az összes évfolyamra elemezni, akkor az „kézi vezérléssel” kicsit hosszadalmas lesz. Ebben segítenek nekünk az üzleti intelligencia rendszerek.

Nézzük, mit jelölnek a színek!

Zöld indikátor: ebben az esetben az általunk meghatározott szempont rendszer szerint minden rendben, nem kell vele tovább foglalkozni.

Sárga indikátor: azonnali beavatkozást nem igénylő esetet jelez, bár itt már lehet valami probléma akkor, ha ez egy különösen negatív trenddel társul.

Piros indikátor: itt bizony sürgősen be kell avatkozni!

Hogyan is készülnek az indikátorok? Egy ilyen „közlekedési lámpa” tulajdonképpen tény- terv összehasonlítás eredménye. A tény oldalon az ábrázolt esetben tanuló (évfolyam, osztály) tényleges tanulmányi eredménye, a terv oldalon pedig egy általunk meghatározott viszonyszám szerepel, azaz a mi elvárásunk. A teljesítménymutató a tény adat és a terv adat hányadosa, ami egy ehhez: 0,975 vagy ehhez: 1,756 hasonló szám. Ez még mindig nehezen értelmezhető – igaz, legalább már értékelhető információ. Első ránézésre is könnyen értelmezhető indikátor akkor lesz belőle, ha ezekhez a teljesítmény mutatókhoz %-os megvalósulási értékeket és ehhez kapcsolódó jelöléseket rendelünk, például meghatározzuk, hogy terveink 90%-os megvalósulása zöld indikátort kap, 70-90% között sárgát, 70% alatt pedig pirosat. Természetesen a 120% is zöld jelzést jelent és a 95% is, esetenként más és más trendekkel ezért ezeket az eredményeket együttesen célszerű elemezni.

Nézzünk egy konkrét példát! Mint igazgató, egyszerűen és gyorsan szeretném megtudni az iskola jelenlegi teljesítményét. Lekérdezem az évfolyamok fő teljesítmény mutatóit, és megnyugvással látom, hogy az indikátorok általában zöldek. Ezekkel az évfolyamokkal kapcsolatban nincs teendőm. A pirossal jelölt sorokat azonban szeretném „közelebbről” megvizsgálni, hogy megtaláljam a probléma okát. Mélyebbre tekintve az adatokba azonnal látható, hogy az évfolyamon belül mely osztályokkal kell foglalkoznom, azaz, kik a pirosak. Az adatokat osztály szinten elemezve az információkat tanulókra bontva kaphatom meg. Itt már ki is derül, hogy kik azok a tanulók, akik miatt az évfolyam piros indikátort kapott. Ha nagyon kíváncsi vagyok, a diákok elektronikus ellenőrző könyvébe is beletekinthetek - ez informatikailag azt jelenti, hogy a nagy egészből úgymond lefúrtam a legalsó strukturálatlan adatszintig. Természetesen a CRM rendszeren keresztül azonnal be is tudok avatkozni, küldhetek email-t például az osztályfőnöknek.

 Az évfolyam és osztály szerinti csoportosítást és elemzést természetesen más szempontok szerint is (például tantárgy, tanár, adott osztályban alkalmazott tanterv) végezhetem, ezek az ún. elemzési nézetek, az üzleti intelligencia terminológiában (BI) dimenziók. A megfelelően összeállított elemzési nézetek, teljesítménymutatók és indikátorok segítségével olyan jelentéseket állíthatunk össze, amelyek segítségével szükség esetén azonnal be tudunk avatkozni a folyamatokba.

Összetettebb elemzésekkel összefüggéseket tudunk vizsgálni tantárgyak, diákok, tanárok között, így észrevehetjük azokat az intő jeleket, ha például a tanulói csoportokat másképp célszerű beosztani, vagy például tanterv váltáskor az előző évben jól teljesítő diákok az idei évben szignifikánsan rosszabbul teljesítenek, felülvizsgálhatjuk a döntés helyességét. (Az üzleti szférában bevezetett BI megoldások sok esetben ún. kognitív statisztikai módszerek alkalmazásával akár abban is tanácsot adnak, hogyan célszerű beavatkozni).